zusammengefaßt von Dr. Natascha Nicol und Ralf Albrecht,

Autoren des Buchs "Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit WinWord 97"

(Addison Wesley Longman Verlag, Bonn; ISBN 3-89319-981-0)

Die folgenden 15 Schritte zum Schreiben einer Examensarbeit wurden dem oben genannten Buch entnommen. Das Buch selbst bietet eine ausführlichere Anleitung zum Erstellen Ihrer Examensarbeit sowie Tips, um das Schreiben einer solchen Arbeit zu vereinfachen.

Da fast jede Examensarbeit bis zur Abgabe mehrfach umgestellt und umformatiert wird, sollte man von Anfang an mit einer Dokumentvorlage arbeiten, in der alle wesentlichen Formatierungen vordefiniert sind.

In einer Dokumentvorlage lassen sich eine beliebige Anzahl von Formatvorlagen ablegen, mit deren Hilfe Sie mit einem Handgriff ganze Absätze formatieren können. Der wesentliche Vorteil liegt darin, daß eine sich Änderung an der Dokumentvorlage bzw. den darin enthaltenen Formatvorlagen auf die gesamte Examensarbeit auswirkt.

Haben Sie dagegen alle Formatierungen direkt im Text vereinbart, ist eine nachträgliche Änderung sehr aufwendig, denn nun müssen alle Stellen mit der falschen Formatierung gefunden und geändert werden. Außerdem erreichen Sie mit einer Dokumentvorlage, daß alle Textstellen mit gleicher Formatierung auch gleich aussehen und Sie nicht Ihre Formatierung von Seite zu Seite wechseln.

Zum Erstellen einer Dokumentvorlage gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie eine leere Datei

• Erstellen Sie alle Formatvorlagen, die Sie benötigen

• Definieren Sie mit FORMAT Formatvorlage für alle Überschriften, Texte, Bildunterschriften, Tabellenüberschriften, Aufzählungen, etc. eigene Formatvorlagen.

• Definieren Sie automatische Überschriftennumerierungen Legen Sie bereits in der Formatvorlage fest, wie Microsoft Word Ihre Überschriften numerieren soll.

• Verwenden Sie dazu bei der Definition der Formatvorlage für eine Überschrift aus der Auswahlliste zur Schaltfläche Format im Dialogfeld Formatvorlage bearbeiten die Auswahl Numerierung.

• Wechseln Sie auf das Registerblatt Gliederung und klicken die gewünschte Art der Numerierung an.

• Definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen Möchten Sie die Kapitelüberschriften jedes Kapitels automatisch in die Kopfzeile übernehmen, müssen Sie diese im Text mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatieren. Für eine Kopfzeile, auf deren rechten Seite die aktuelle Kapitelüberschrift wiederholt wird und für die linksbündig die Seitenzahl eingefügt wird, verfahren Sie folgendermaßen:

• Wählen Sie den Befehl ANSICHT Kopf- und Fußzeile.

• Klicken Sie nun auf EINFÜGEN Feld.

• Selektieren Sie links die Kategorie Verknüpfungen und Verweise und wählen rechts FVRef aus.

• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Optionen und aktivieren so das Registerblatt Formatvorlagen.

• Wählen Sie darin den Eintrag Überschrift 1 aus und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen.

• Wechseln Sie auf das Registerblatt Spezifische Schalter, wählen aus, klicken erneut auf Hinzufügen und bestätigen die Auswahl. Damit wird die Feldfunktion so eingefügt, daß nur die Kapitelnummer erscheint.

• Fügen Sie in der Kopfzeile ein Leerzeichen ein und wiederholen das Einfügen der Feldfunktion ohne den Schalter , so daß hinter der Nummer der Text der Überschrift in der Kopfzeile erscheint.

• Löschen Sie den zentrierten Tabulator für die Kopfzeile.

• Tippen Sie auf die Tabulatortaste und fügen die Feldfunktion Seite rechtsbündig ein.

• Erstellen Sie daraus eine Dokumentvorlage

• Speichern Sie Ihre Definitionen als Dateityp Dokumentvorlage.

Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer Arbeit, indem Sie eine Grob- und Feingliederung erstellen.

• Aktivieren Sie über DATEI Neu die zuvor erstellte Dokumentvorlage.

• Schalten Sie mit ANSICHT Gliederung in die Gliederungsansicht, in der es besonders einfach ist, Überschriften für Kapitel und Abschnitte zu definieren, Überschriftenebenen herauf- und herunterzustufen bzw. zu verschieben.

Zeigen Sie Ihre Gliederung als Zentraldokument an.

• Wählen Sie dazu den Befehl ANSICHT Zentraldokument.

• Erstellen Sie für jedes Kapitel ein Filialdokument. Lassen Sie sich dazu nur die erste Gliederungsebene anzeigen,

• markieren alle Überschriften und klicken auf der Zentraldokument-Symbolleiste auf die Schaltfläche Filialdokument erstellen. Speichern Sie nun Ihr Zentraldokument, wird jedes Filialdokument in eine eigene Datei abgelegt.

Die einzelnen Filialdokumente lassen sich im folgenden unabhängig vom Zentraldokument bearbeiten. Verwenden Sie das Zentraldokument immer dann, wenn Sie die Nummerierung aktualisieren oder mit korrekter Nummerierung drucken wollen, oder um Kapitel übergreifende Querverweise einzufügen.

Vertrauensselige glauben an ihren PC. Er ist noch nie abgestürzt, mit ihm gab es noch nie Probleme. Wozu also sollen Datensicherungen gut sein, es ist doch alles auf der Festplatte gespeichert!

Faule haben bereits bei Kommilitone gehört, dass es manchmal Probleme mit dem PC geben kann. Aus diesem Grunde kopieren sie ab und zu ihre Dateien auf eine Diskette.

Vorsichtige wissen, dass es bisweilen Probleme mit Hard- und Software gibt. Ihnen ist aber auch bewusst, dass Disketten kaputt gehen können. Daher ist ihnen eine Diskette nicht sicher genug. Sie haben drei Diskettensätze und speichern die Dateien wechselweise auf die Diskettensätze A, B und C.

Profis, die täglich mit dem PC arbeiten, haben sich Sicherungsstrategien mit festem Ritual überlegt. Beispielsweise gibt es die Möglichkeit, Diskettensätze für jeden einzelnen Tag zu erstellen. Die Disketten werden mit den Wochentagen beschriftet, und an jedem Tag wird nach der Arbeit - soviel Zeit muss täglich eingeplant werden - eine Sicherungsversion auf den Disketten des aktuellen Tages gespeichert.

Nummerieren Sie niemals die Bilder und Tabellen Ihrer Examensarbeit mit der Hand, denn dazu gibt es entsprechende Microsoft Word-Funktionen. Allerdings tut die Nummerierungsfunktion EINFÜGEN Beschriftung für Bilder, Tabellen u. ä. in der aktuellen Microsoft Word 97-Version nicht immer das, was von ihr verlangt wird. Soll in der Nummerierung Ihrer Tabellen die Kapitelnummer mit einbezogen werden, also die fünfte Tabelle in Kapitel 3 als Tabelle 3.5 bezeichnet werden, werden Sie das Problem haben, dass Microsoft Word nach jeder beliebigen Überschrift innerhalb des Kapitels wieder bei 3.1 zu zählen anfängt. Der Nummerierungsfunktion, die Sie über EINFÜGEN Beschriftung in Ihren Text einfügen können, wurde versehentlich von Microsoft ein falscher Parameter mitgegeben. Eigentlich sollte die Feldfunktion für eine Nummerierung unter Einbeziehung der Kapitelnummer { FVREF 1 }.{SEQ Tabelle } heißen (Die Darstellung der Feldfunktionen erhalten Sie mit Alt+F9). Die erste Feldfunktion wird durch die Nummer der aktuellen Überschrift der ersten Gliederungsebene ersetzt. Die zweite Feldfunktion beginnt bei Eins zu zählen und zählt für jede Feldfunktion, die den Parameter Tabelle enthält, um Eins hoch. Die Funktion, die durch den Befehl EINFÜGEN Beschriftung eingefügt wird, lautet jedoch { FVREF 1 \s }.{ SEQ Tabelle \s 1 }. Hierbei wird in der ersten Feldfunktion zwar ein nicht in der "Hilfe" von Microsoft Word dokumentierter Parameter \s verwendet. Der Parameter erfüllt jedoch seine Aufgabe und stellt nur die Nummer der Überschrift dar. Allerdings lässt der Parameter der zweiten Feldfunktion eine Nummerierung nach jeder Überschrift wieder bei Eins beginnen. Das ist zwar nach einem Wechsel der ersten Gliederungsebene erwünscht, aber nicht nach jeder beliebigen Überschrift mit einer der Gliederungsebenen Überschrift 2 bis Überschrift 9.

Fügen Sie daher die richtigen Feldfunktionen selbst ein, oder verwenden Sie den unserem Buch beigelegten Makro zur Nummerierung Ihrer Bilder und Tabellen. --> Prüfen bei Word 2000 / XP

Lassen Sie Microsoft Word Ihre Querverweise auf Bild-, Tabellen- oder Kapitelnummern verwalten. So können Sie sicher sein, dass diese nach einer Aktualisierung immer korrekt sind. Haben Sie hingegen Querverweise mit der Hand eingegeben, müssen Sie nach jeder Textumstellung alle Querverweise im Text suchen und anpassen.

• Verwenden Sie den Befehl EINFÜGEN Querverweise, selektieren Sie den gewünschten Verweistyp, wie Tabelle, Bild o.ä., stellen Sie dann noch ein, was eingefügt werden soll, nur die Nummer oder auch der Text des Verweises, und wählen Sie im Auswahlfeld das gewünschte Element aus.

Sowohl Nummerierungen als auch Querverweise werden als Feldfunktionen in Ihrem Microsoft Word-Text realisiert.

• Um alle Feldfunktionen in Ihrem Text zu aktualisieren, markieren Sie den gesamten Text mit der Tastenkombination Strg+A, und aktualisieren Sie ihn mit der Funktionstaste F9.

Benötigen Sie Kapitel übergreifende Querverweise, öffnen Sie das Zentraldokument Ihrer Arbeit und fügen wie zuvor beschrieben den Querverweis ein.

Sind Tabellen so lang, dass sie über die Seitengrenze hinaus gehen, besteht die Möglichkeit, den Tabellenkopf auf der nächsten Seite zu wiederholen, damit die Tabelle auf der zweiten Seite leichter lesbar wird.

• Plazieren Sie dazu Ihre Eingabemarke im Tabellenkopf und verwenden den Befehl TABELLE ÜberschriftStrg.

Arbeiten Sie mit sehr breiten Tabellen, ist es oft vorteilhaft, diese im Querformat einzufügen.

• Definieren Sie dazu mit EINFÜGEN Manueller Wechsel zwei neue Abschnittsgrenzen.

• Positionieren Sie die Eingabemarke zwischen die Grenzen und definieren für den aktuellen Abschnitt mit DATEI Seite einrichten als Seitenausrichtung Querformat. Fügen Sie nun die Tabelle ein.

Soll die Kopfzeile auf dieser Seite weiterhin im Hochformat erscheinen, besteht die Möglichkeit, ein Textfeld zu definieren, in dem die Feldfunktionen für die Kopfzeile eingefügt werden. Das Textfeld muss dann richtig positioniert und für den Text des Textfeldes die Textausrichtung entsprechend geändert werden.

Möchten Sie auch Formeln automatisch nummerieren lassen, können Sie die in Schritt 5 dargestellte Feldfunktion mit dem Parameter Gleichung anstelle von Tabelle verwenden. Setzen Sie alternativ den Makro auf der CD-ROM zum Buch ein.

Dieser Makro löst auch ein Problem, das beim Verweisen auf eine Formelnummer entsteht. Formeln werden in der Regel durch eine rechtsbündig formatierte Nummer in der gleichen Zeile bezeichnet. Ein Querverweis auf eine Formelnummer fasst jedoch alles, was links von der Nummer steht, als Beschriftung auf und fügt diese bei einem Querverweis unweigerlich mit ein. Sollten Sie also in Ihrer Arbeit auf eine Formelnummer verweisen wollen und verwenden dazu die Querverweisfunktion, erhalten Sie im Text nicht nur die Formelnummer, sondern auch die dazugehörige Formel.

Dies können Sie vermeiden, wenn Sie eine zweispaltige Microsoft Word-Tabelle einfügen. Links in die Spalte schreiben Sie die Formel selbst, rechts die Feldfunktion für die Nummer der Formel. Damit können Sie funktionierende Querverweise auf Formelnummern einfügen. Der Makro erstellt automatisch eine solche Tabelle, fügt die Feldfunktionen für die Nummerierung ein und lässt Sie auswählen, ob Ihre Formel linksbündig oder zentriert in der Zeile eingefügt werden soll.

Für verwendete Zitate muss eine Quelle im Text Ihrer Arbeit angegeben werden. Dies geschieht in der Regel im Text mit Hilfe eines Kurzbelegs, der auf eine ausführliche Quellenangabe im Literaturverzeichnis verweist.

Sehr oft werden im Text als Kurzbeleg der Nachname des Autors, das Erscheinungsjahr der zitierten Quelle und gegebenenfalls die Seitenzahl der zitierten Textstelle in runden Klammern eingesetzt, wie in: (Holm, 1996, S. 23). Diese Form des Kurzbelegs wird auch oft als "Harvard-System" bezeichnet.

Wie können Sie im Nachhinein feststellen, ob es für jede im Literaturverzeichnis verwendete Quelle auch wirklich einen Kurzbeleg in Ihrer Arbeit gibt? Entweder Sie setzen sich hin, lesen Ihre Arbeit und haken jede Quelle im Literaturverzeichnis ab, oder Sie verwenden unseren Makro, der Ihnen in einer Tabelle aufführt, welche Quelle wo in Ihrer Arbeit verwendet wird und auf welche nirgendwo verwiesen wird.

• Soll ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, können Sie in einem Zentraldokument dazu einfach den Befehl EINFÜGEN Index und Verzeichnisse verwenden. Selektieren Sie das Registerblatt Inhaltsverzeichnis, und wählen Sie sich das Format aus, das Ihnen am meisten zusagt. Bei Bedarf können Sie auch ein eigenes Format für Ihr Verzeichnis definieren.

• Möchten Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen und ohne Zentraldokumente arbeiten, öffnen Sie ein neues Dokument und fügen die Feldfunktion RD für jede Datei ein, die im Inhaltsverzeichnis beachtet werden soll. Erstellen Sie dann mit EINFÜGEN Index und Verzeichnisse das Inhaltsverzeichnis. So durchsucht Microsoft Word alle angegebenen Dateien nach den Gliederungsebenen, die im Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen und fügt sie in das Inhaltsverzeichnis ein.

Kontrollieren Sie vor dem Ausdruck noch einmal Rechtschreibung und die Trennungen in Ihrem Dokument. Drucken Sie Ihre Arbeit aus dem Zentraldokument heraus, damit Nummerierungen und Querverweise aktualisiert werden. Bei Bedarf aktualisieren Sie das gesamte Dokument mit Strg+A und F9. Achten Sie darauf, dass keine Trennungen über Seitengrenzen hinweg erfolgen.